Releasedatum: 26. November 2020
Inhalt:
Petrol Design
edcloud erhält ein neues Design, das mit frischeren Farben und freundlicheren Kontrasten das Arbeiten angenehmer gestaltet. Eine größere und modernere Schrift bietet bessere Lesbarkeit.
Das Petrol-Design in edcloud rundet das einheitliche Erscheinungsbild der eurodata Produkte ab.
Benutzerverwaltung
edcloud wurde an die neue Benutzerverwaltung angeschlossen. Die Benutzerdaten werden somit nicht mehr innerhalb von edcloud verwaltet, sondern an zentraler Stelle innerhalb der eurodata und in einer eigens für die Verwaltung und Sicherheit von Benutzerdaten ausgelegten Software.
Eine Zielsetzung ist, dass Anwender perspektivisch alle eurodata Produkte mit demselben Benutzer-Account verwenden können.
Durch die Umstellung auf die neue Benutzerverwaltung entstehen bereits heute neue Nutzungsmöglichkeiten.
Selbstverwaltung des Benutzerkontos
Benutzer-Stammdaten ändern
Alle Mandanten-Benutzer können ab sofort ihr eurodata Benutzerkonto über das Portal aufrufen und selbst verwalten. Das schließt die Vergabe und das Ändern von Passwörtern, Benutzernamen und E-Mail-Adressen ein.
Ebenso bietet das System die Möglichkeit eine zusätzliche Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung kann im Modul Sicherheit aktiviert werden. Benötigt wird ein Smartphone, auf dem die App FreeOTP installiert wird.
Passwort vergessen
Sollte der Mandanten-Benutzer einmal sein Passwort vergessen haben und sich nicht mehr im System einloggen können, so kann er über die Login-Seite die Funktion Passwort vergessen nutzen.
Einladungsprozess
Im Zuge der neuen Benutzerverwaltung wird die Benutzeranlage ebenfalls anders gehandhabt.
Was früher über eine Benutzeranlage und Benutzeranschreiben erstellt wurde, wird heute über einen Benutzer-Einladungsprozess abgebildet.
Soll ein neuer Anwender Zugriff auf das System erhalten, wird er über das entsprechende Mandat eingeladen. Das heißt, das System versendet eine Einladungs-E-Mail an den Anwender. Dieser hat daraufhin vier Wochen lang Zeit sich zu registrieren und Zugriff auf das System zu erhalten.
Der Registrierungsprozess ist durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zusätzlich gesichert.
In unserer neuen Einladungsverwaltung können Sie nachvollziehen, welche Einladungen bereits angenommen wurden und welche noch ausstehen.
Bereits bekannt ist der Schritt, das Mandat aufzurufen und über Verwaltung Mandant > Benutzer wird der Benutzer-Einladungsdialog aufgerufen. 
Über Klick auf Benutzer hinzufügen gelangen Sie in unseren neuen Benutzer-Einladungs-Dialog.
Benutzer hinzufügen
Sollte der Benutzer bereits im System vorhanden sein, können Sie ihn in der oberen Box Bestehenden Benutzer zum Mandat hinzufügen auswählen. Der Anwender hat wie bisher bei seinem nächsten Login im System Zugriff auf das zusätzliche Mandat.
Benutzer einladen
Handelt es sich um einen neuen Benutzer, dann füllen Sie die Box Neuen Benutzer zum Mandat einladen aus. Erforderlich sind die E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein zusätzlicher Sicherheitsmechanismus, der im Zuge der Registrierung seine Anwendung findet. Es handelt sich hierbei um einen zufälligen Zahlen-Code, der zusätzlich zur Einladungs-E-Mail an den Anwender versendet wird. Sie können aus drei Methoden wählen wie der Code übermittelt wird.
SMS und E-Mail: Der Code wird während der Registrierung durch den Anwender angefordert. Als einladende Person müssen Sie nur im Bereich Zwei-Faktor Authentifizierung das zusätzliche Feld Mobiltelefon-Nr., bzw. E-Mail-Adresse ausfüllen.
Postweg: Falls der Anwender keine zusätzlichen Daten bekannt gegeben hat, wählen Sie den Postweg aus. Das System zeigt Ihnen einen zufälligen Code, den Sie bitte kopieren und dem Anwender z.B. per Post zukommen lassen.
Einladungsverwaltung
Sie finden die Einladungsverwaltung unter Einstellungen > Einladungsverwaltung.
Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Einladungen. Sie können die Übersicht filtern, sortieren und durchsuchen.
Daneben haben Sie die Möglichkeit Aktionen durchzuführen.
Einladungen laufen nach vier Wochen ab. Das heißt, der Anwender kann sich nicht mehr über die bereits erhaltene Einladung registrieren. Abgelaufene Einladungen können mit einem einfachen Klick erneut versendet werden.
Hat sich bei der Benutzereinladung ein Tippfehler eingeschlichen, können Sie über Einladung bearbeiten dies einfach korrigieren oder auch eine andere Authentifizierungs-Methode auswählen. Im Fall Einladung bearbeiten wird bei jedem Klick auf Änderungen übernehmen eine neue Einladung versendet.
Soll ein Anwender doch keinen Zugriff auf das System erhalten, können Sie Einladungen auch stornieren. Dies deaktiviert den Link in der Registrierungs-E-Mail. Eine Registrierung ist somit nicht mehr möglich.
In der Mandatsübersicht sehen Sie, für welches Mandat die Einladung ausgesprochen wurde.
Registrierung
Der eingeladene Benutzer kann den Registrierungsprozess über den Registrierungs-Link aus der Einladungs-E-Mail starten.
Er wird durch einen unkomplizierten Prozess aus Passwortvergabe und Zwei-Faktor-Authentifizierung geleitet.
Verifizierung
Ergänzend zur Registrierung kann es sein, dass ein Anwender den Verifizierungs-Prozess durchläuft.
Dieser wird automatisch vom System gestartet, wenn ein Benutzer, der bereits im System bekannt ist, erneut eingeladen wird. Das kann z.B. dann auftreten, wenn der Anwender in einer anderen Anwendung als edcloud registriert ist (z.B. eMitarbeiter), oder wenn der Anwender bereits an einem anderen Mandat in edcloud angelegt wurde.
Der Verifizierungsprozess unterscheidet sich von der Registrierung hauptsächlich dadurch, dass der Anwender kein neues Passwort, sondern das bereits bekannte Passwort verwenden kann.